Wie gelingt die Digitalisierung in mittelständischen Unternehmen? Viele Führungskräfte sind erstmal überfordert, wenn sie von der Vielzahl an Möglichkeiten erfahren, die ihnen der IT-Markt bietet. Die passende Lösung für das eigene Unternehmen zu finden gleicht oft der Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Es gilt also, eine Methode zu finden, die die Vorteile etablierter Modelle integriert und die die Struktur einer Organisation perfekt abbildet – immer mit dem Ziel, die IT zum „Business Enabler“ weiterzuentwickeln.
Die jahrzehntelange Zusammenarbeit mit mittelständischen Unternehmen hat gezeigt: Häufig mangelt es an den erforderlichen Freiräumen und dem internen Know-How, um die IT-Leistungen laufend auf dem neuesten Stand zu halten und die Unternehmensstrategie zielgerichtet zu unterstützen. Gerade, wenn das Unternehmen schnell wächst, lassen sich eine hohe Qualität und Sicherheit der Leistungen sowie eine kontinuierliche Leistungsoptimierung kaum sicherstellen. Es ist also wichtig, die eigenen Bedürfnisse genau zu kennen und möglichst ganzheitlich zu erfassen.
Diese Ganzheitlichkeit lässt sich in fünf zentralen Begriffen beschreiben: Operationalisierung, Orchestrierung, Organisation, Orientierung, Optimierung. Sie bilden die Basis des 5-O-Frameworks von Parkaz. Dieses Integrierte Methodenset ermöglicht es mittelständischen Unternehmen, eine professionelle State-of-the-Art-IT zu etablieren und damit Strategien und Konzepte zur Digitalisierung voranzutreiben. Mit seiner ganzheitlichen Sichtweise hat das 5-O Framework das Potenzial, die Unternehmens-IT im Mittelstand nachhaltig zu verändern und auf die Unternehmensziele auszurichten.
IT-Governance Framework nach Best Practices
Genau hier setzt das 5-O Framework an: es vereint etablierte Modelle zur Unternehmensgestaltung (Business Model Canvas, Value Proposition Canvas, Holokratie) mit Best Practices aus den Bereichen
- IT-Governance
- Enterprise Architecture (EA)
- Service Management
- Compliance
Das 5-O Framework ist angelehnt an das Viable System Model (VSM) von Stafford Beer, welches die Struktur und das Management „lebensfähiger“ Organisationen beschreibt. Das Modell referenziert auf einen lebenden Organismus, der in der Lage ist, sich an äußere und innere Veränderungen anzupassen, um seine Lebensfähigkeit sicherzustellen.
Übertragen auf Unternehmen und Organisationen bedeutet dies, Veränderungen am Markt und innerhalb der eigenen Organisation aufzugreifen, zu verwerten und sich entsprechend weiterzuentwickeln.
Integriertes Methodenset
Das 5-O Framework liefert ein integriertes Methodenset
bestehend aus den 5 Modulen:
Die Module bilden den Rahmen zur Gestaltung von Handlungsempfehlungen und leisten damit einen wichtigen Beitrag zum unternehmerischen Entscheidungsprozess.
Ebene O1:
Operationalisierung / Operatives Management
Diese Ebene verantwortet die Steuerung und Qualitätssicherung der Leistungserbringung. Sie ist zwingend notwendig, um die Lebensfähigkeit der Organisation zu gewährleisten.
Schließlich umfasst diese Ebene alle IT-Aktivitäten, die erforderlich sind, um die Geschäftsprozesse am Laufen zu halten und eine hohe Verfügbarkeit der Dienste und Funktionen sicherzustellen. Gleichzeitig sollen Kunden und Mitarbeiter bei Problemen unterstützt und Anfragen schnell und kompetent bearbeitet werden.
- der Betrieb
- das Servicemanagement
- die Leistungen des ServiceDesk
- die Einbindung der Leistungen der Dienstleister
Zur Gestaltung und Beurteilung der Leistungen können sowohl Best Practices wie IT Service Management (ITSM) als auch etablierte Management-Systeme zur Informationssicherheit, Qualitätsmanagement und Datenschutz herangezogen werden.
Eine Schlüsselrolle nehmen dabei der Operations Manager sowie der Service Manager ein.
Auf der operativen Ebene ist auch das Enterprise Architecture Management (EAM) angesiedelt. Das EAM stellt die Zusammenhänge zwischen den unterschiedlichen Unternehmensbereichen im Ist- und Soll-Zustand ganzheitlich dar und bildet damit die Basis für eine strategische Geschäftsplanung. Ziel ist es, durch ein optimales Zusammenspiel zwischen Business und IT die Unternehmensziele bestmöglich zu unterstützen und das Unternehmen zielgerichtet weiterzuentwickeln.
Besonderes Augenmerk gebührt in diesem Zusammenhang den Fähigkeiten der Organisation, die erforderlich sind, um als Unternehmen geschäftsfähig zu bleiben und die Produkte bzw. Services für den Kunden bereitzustellen. Um den Erfolg am Markt langfristig zu steigern, gilt es, sich diese Fähigkeiten bewusst zu machen, die dafür notwendigen Rahmenbedingungen (z. B. Daten, Anwendungen, Rollen) zu schaffen und kontinuierlich zu optimieren.
Ebene O2:
Orchestrierung / taktisches Management
Das taktische Management trifft die Entscheidungen, die erforderlich sind, um den Betrieb laufend zu optimieren: Welche Leistungen sollen selbst erbracht, welche ausgelagert werden? Soll ein Service Desk etabliert werden oder nicht?
- der Veränderung, also das Change– und Projektmanagements
- der Anwendungsarchitektur
- der eingesetzten Technologie und Basisdienste
- der Datenstruktur
- des Dienstleister-Netzwerkes
Ziel der Orchestrierung auf der taktischen Ebene ist es, die IT-Strategie des Unternehmens bestmöglich zu verstehen und entsprechend den Erwartungen und Bedürfnissen der Geschäftsleitung und der Fachbereiche umzusetzen. Dies umfasst auch die
kontinuierliche Optimierung des IT-Betriebes und die reibungslose Umsetzung der verabschiedeten Projekte.
Schlüsselfunktionen sind dabei die des IT-Leiters und der Beauftragten für Informationssicherheit, Datenschutz und Qualitätsmanagement.
Bei der Orchestrierung der Leistungserbringung hat sich der Business Model Canvas (BMC) in zahlreichen Projekten als hilfreich erwiesen. Der BMC liefert ein Template für das strategische Management, um bestehende Geschäftsmodelle anhand der Dimensionen Infrastruktur, Angebot, Kunden und Finanzen zu dokumentieren oder neue zu entwickeln.
Ebene O3:
Organisation / strategisches Management
Das strategische Management stellt alle geschäftsrelevanten Weichen. Auf dieser Ebene werden sowohl die Geschäftsinhalte und Ziele, als auch die organisatorischen Rahmenbedingungen spezifiziert und gestaltet.
- Geschäfts- und Portfoliomanagement
- Festlegung der erforderlichen Fähigkeiten und Rahmenbedingungen
- Vertrieb und Business Development
- IT Strategie
- Personalmanagement
- Finance & Controlling
Neben der Gestaltung der Geschäftsentwicklung sind auch die Gewährleistung der Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen sowie die Erfüllung der Erwartungen der internen und externen Stakeholder maßgebliche Ziele des strategischen Managements. Gleichzeitig sollen Sicherheit sowie Konformität mit den Compliance-Richtlinien gewährleistet werden.
Soll IT als Business Enabler fungieren, so kommt den Führungsrollen auf dieser Ebene (CEO, CFO, CDO, Vertriebsleitung, Personalmanagement) eine zentrale Bedeutung zu. Nur wenn diese erkennen, dass die Kernaufgaben und Verantwortlichkeiten des Business durch die IT unterstützt werden, kann sich die IT vom reinen Kostentreiber zum unternehmerischen Erfolgsfaktor entwickeln.
Oberstes Ziel ist es dabei, den Wertbeitrag der Leistungen für den Kunden laufend zu optimieren. Gleichzeitig gilt es, das taktische Management so zu gestalten, dass dieses die nach innen gerichtete Optimierung steuern und umsetzen kann.
Ebene O4:
Orientierung / Leitbild
In diesem Kontext werden Fragen beantwortet wie:
- Wofür steht das Unternehmen als Gemeinschaft?
- Was soll gemeinsam erreicht werden?
- Welche Werte sollen das Handeln leiten?
- Wofür steht die Organisation?
Die Betrachtung dieser „weichen Faktoren“ ist letztlich nicht ausschlaggebend für die Gestaltung der IT. Dennoch können die Leistungen der IT auch in diesem Kontext in Anspruch genommen werden, um diese Ebene im Unternehmen bewusst und aktiv zu gestalten.
Ebene O5:
Optimierung / Audit und Koordination
Die fünfte und letzte Ebene auditiert und koordiniert das Zusammenwirken zwischen den Ebenen O1 – O4. An den Übergängen zwischen den Ebenen findet kontinuierlich ein Optimierungsprozess statt.
Dabei wird die Erwartung an jede Ebene mit der jeweils darunterliegenden Ebene formuliert und verabschiedet. Auf dieser Grundlage kann die Qualität der Leistungserbringung anschließend auditiert und beurteilt werden. Die Bewertung erfolgt durch die jeweiligen Rollen, mit denen die Erwartung abgestimmt wurde.
Gleichzeitig koordiniert diese Ebene die Tätigkeiten auf der darunterliegenden Ebene und gibt die erforderlichen Mittel für die Umsetzung frei.
Übergeordnetes Ziel der Optimierungsebene ist die laufende Weiterentwicklung der Geschäftsfähigkeit im Rahmen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP).
Das 5O-Framework hat das Potenzial, die IT langfristig ihres Rufs als bloßer Kostentreiber zu entledigen und sie zu einem echten Business Enabler zu entwickeln. Dank seines ganzheitlichen Blicks auf das gesamte Unternehmen können anhand des Frameworks enorme Verbesserungspotenziale offen gelegt und die Grundlagen für eine kontinuierliche Steigerung des Unternehmenserfolgs geschaffen werden.
